Comment postuler et communiquer par e-mail pour un stage à l’étranger ?

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Lors de votre recherche de stage à l’étranger, vous allez être amené à postulé à différentes offres, majoritairement par E-Mail. En effet, peu de chances d’avoir le moindre contact direct avant votre arrivée sur place. L’entretien et sa préparation se feront donc à distance, à travers votre boîte mail qui se remplira au fur et à mesure des réponses que vous recevrez à vos candidatures.

Si cela peut paraître simple aux premiers abords, il y a plusieurs règles à respecter pour donner une première bonne impression lors de vos contacts en ligne. De la présentation de l’e-mail au contenu de celui-ci, voici donc les règles à respecter pour rester professionnel et faire une bonne impression en ligne !

Les 7 règles à respecter pour communiquer par e-mail :

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1. L’objet de l’email : une importance capitale

L’objet de votre e-mail est la première chose que va lire votre correspondant, et celui-ci déterminera vos chances d’être lu. Pour être sûr que votre email soit ouvert, écrivez clairement l’objet de celui-ci (ex : Internship offer n°XXX : Manager Assistant – Application – Name and Surname). Évitez les objets écrits entièrement en majuscule, qui pourraient vous faire passer pour un Spam.

2. Gardez un contenu professionnel pour une première approche

Lors de vos premiers échanges, vous ne savez pas à qui vous vous adressez, gardez donc un ton purement professionnel ! Tant que vous n’avez pas une idée précise sur votre interlocuteur et ce qu’il attend de vous, restez le plus neutre possible. Par la suite, une fois que vous le connaissez un peu mieux, n’hésitez pas à essayer de vous adapter légèrement à son profil, tout en restant professionnel.

Un ton trop déplacé peut très vite vous coûter votre place… Mais si après plusieurs échanges et entretiens votre interlocuteur essaye de détendre l’atmosphère et que vous en restez toujours à un ton complètement formel, vous pouvez aussi renvoyer une mauvaise image en ne vous adaptant pas !

3. Commencez avec les formules de politesse

Les premiers contacts doivent toujours se faire avec un certain niveau de courtoisie. Renseignez-vous sur les formules de politesse les plus courantes dans le pays en question, et tenez-vous-y ! Ce n’est que lorsque votre interlocuteur vous indiquera de manière plus ou moins directe que vous pouvez changer de ton que vous pourrez le faire !

4. Optimisez vos chances avec les détails

Difficile de juger quelqu’un par e-mail lors des premiers échanges avec le peu d’informations disponibles. Votre interlocuteur fera donc avec ce qu’il a, et dans les moindres détails … A vous de faire de même ! Assurez-vous qu’aucun élément ne puisse jouer en votre défaveur lors de votre prise de contact.

Premier exemple, envoyez votre candidature à travers une adresse e-mail propre et professionnelle de type « PréCette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ». Les petits noms et numéros de département datant du lycée sont généralement à bannir.

Second exemple, lors de votre envoi très certainement « massif » de candidatures, vous allez être amené à faire un certain copié / collé salvateur pour gagner du temps. Efficace mais risqué ! Assurez-vous que toute trace de celui-ci n’apparaisse pas dans les candidatures que vous envoyez. Essayez aussi de personnalisé un minimum votre message afin d’éviter que cet aspect générique soit trop visible.

5. Faîtes attention à la forme et au contenu

Le texte ainsi que les potentiels documents et images joints doivent être lisibles et visibles pour tous. Évitez tout format « obscur » lors de l’envoi de documents pouvant empêcher votre interlocuteur de l’ouvrir.

Quant au message, il se doit d’être présenté sous une seule police facilement lisible et compatible avec tous les éditeurs de texte et boîte mail. N’oubliez pas que certains formats, Police, documents ne sont pas lisibles par tous !

6. Optimisez le poids de vos mails

Les limites pour les pièces jointes ont tendance à augmenter d’année en année, et il est aujourd’hui très rare de se voir refuser l’envoi d’un document pour cause de poids trop important. Cependant, un document trop lourd remplira inutilement la boîte mail de votre interlocuteur.

Il est donc nécessaire que les documents et images que vous envoyez respectent une taille minimum ne dépassant pas le mégaoctet. Des éditeurs existent pour les images permettant de réduire souvent leur taille par 100 sans que la qualité n’en soit réellement affectée.

7. Respectez les règles de bases de la communication

Ces quelques conseils et règles s’appliquent à tous les formats, et pas uniquement aux échanges par emails, mais il est toujours bon de les rappeler :

• Relisez vos mails avant de les envoyer afin d’éviter toute phrase incomplète ou mal formulée
• N’écrivez pas des mots en lettres majuscules, évitez des phrases entières mises en gras, évitez le surlignage et l’italique de manière abusive.
• Assurez-vous que votre message reste court, plus de 10 lignes représente souvent un aller simple vers la corbeille.
• Corrigez vos fautes d’orthographes et de grammaire ! Si vous avez un doute quand à l'utilisation d'un mot, parcourez les traducteurs en ligne.