S’inscrire aux universités au Québec : mode d'emploi

(Source : UCAQ)

Si vous êtes admis, sachez que vous avez encore un peu de travail à faire ! Vous devez vous inscrire aux cours souhaités. En effet, les programmes proposent différents cours, et les élèves choisissent ensuite ce qui leur plait. Vous recevrez une invitation pour vous inscrire dès lors que ce sera ouvert car les périodes d’inscription sont définies par chaque université. Attention, pour le 3^ème cycle, les inscriptions peuvent s’ouvrir très en avance.

Pour vous donner une idée plus détaillée, voici un calendrier type pour une rentrée en automne, la plus commune :

3 – Prendre connaissance des requis pour postuler aux universités québécoises

Comme partout, vous devrez soumettre votre candidature selon des critères d’admission propres à chaque programme. Ceci-dit, de manière générale, les mêmes documents sont demandés à chaque fois, et s’ajoutent ensuite les documents plus spécifiques au programme d’étude choisi.

Requis de base pour rejoindre une université québécoise :

En prenant le cas majoritaire, vous allez être considéré comme un candidat étranger. Par exemple, en 1^er cycle, vous devrez présenter les documents suivants :

• Votre passeport ou permis d’études à votre arrivée.

• Un relevé de notes officiel des deux dernières années d’études secondaires.

• Un relevé de notes officiel des examens du baccalauréat d’enseignement secondaire.

• Si effectuées, un relevé de notes officiel de vos études universitaires.

• Une attestation officielle des diplômes obtenus.

Les copies sont sous format numérisé, en fichiers PDF ou JPG pour la plupart. Bien entendu, ces documents sont à fournir en appui de votre demande d’admission. Afin de connaître précisément tous les documents nécessaires à votre candidature, consultez directement le dossier d'admission du programme.

Ces critères sont basés sur l’université de Laval. Ceci dit, les documents peuvent varier, si vous avez déjà étudier dans une université canadienne ou québécoise, ou si vous avez la nationalité par exemple.

Requis liés à la sélection académique :

Pour les programmes de 2^ème et 3^ème cycle, il peut vous être demandé de transmettre un « Rapport d’appréciation ». Celui-ci doit être rempli par les personnes qui ont croisé votre chemin universitaire (en cours ou en stage par exemple). Il permet de défendre votre candidature (si les commentaires sont bons), et de prouver votre sérieux. C’est aussi un moyen de sélectionner les candidats au-delà des relevés de notes.

Qui plus est, il faudra sûrement fournir en CV, une lettre de motivation et si besoin selon votre programme d’étude, une ébauche du projet de recherche.

Requis liés à la sélection « non-académique » :

Liés au contingentement et au nombre de places limité, certaines qualités humaines sont nécessaires, et peuvent prendre le dessus sur le relevé de notes. C’est pourquoi, en médecine par exemple, il faudra passer pour McGill un test supplémentaire CASPer pour affiner la sélection et évaluer vos aptitudes interpersonnelles. Bien entendu, consultez les requis spécifiques à chaque programme car ils diffèrent d’université en université.

4 – Trouver une formation au Québec qui vous convient

Pour cela, vous pouvez déjà regarder un autre article sur « Comment choisir son université au Canada ». Les choix sont très personnels, mais vous pouvez déjà vous poser quelque question de votre côté.

Dans quel domaine d’études êtes-vous ? A quel niveau ? Combien de temps souhaitez-vous étudier ? La formation est-elle reconnue ?

Niveau financier, vous pouvez voir combien vous êtes prêt à payer pour une formation sur place, en y incluant le prix de la vie quotidienne, et les possibles retours en France. En effet, choisir d’étudier au Québec, et au Canada en général, c’est également prendre en compte le décalage horaire et l’éloignement géographique avec l’Europe...

Dernière chose, il est important de regarder si votre établissement est énuméré dans la Loi sur les établissements d'enseignement de niveau universitaire. Cette loi autorise officiellement les universités à offrir des programmes universitaires.

Bon à savoir : Obtenir un accompagnement personnalisé

Ce n’est pas l’offre qui manque au Québec, et il est possible de se perdre dans ce grand labyrinthe de choix dans un premier temps, puis de démarches dans un second temps.

Vous pouvez donc vous tourner vers un accompagnement personnalisé pour obtenir les conseils nécessaires sur le choix des formations, pour optimiser votre dossier, et même postuler dans les temps. 

Si vous préférez un accompagnement plus personnalisé tout le long de votre inscription pour le Québec, vous pouvez faire appel aux services d’une agence de placement universitaire tel que notre partenaire Study Experience. Spécialisée dans les études à l’étranger depuis plus de 15 ans, leur but est de vous apporter un soutien tout le long de la procédure d’inscription et de vous conseiller dans vos choix d'universités, de formations, et dans la création du dossier d'inscription. Un excellent service avec des tarifs attractifs !

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5 – Remplir les exigences des universités pour justifier de votre niveau d’anglais

La majorité des programmes sont dispensés en français dans les universités françaises du Québec. Cependant, des universités en grande majorité anglaises existent comme McGill ou Concordia University.

Ceci-dit, selon le programme choisi, ce dernier pourra être en anglais. Auquel cas vous avez besoin d’une preuve de votre niveau d’anglais, il faudra passer un examen comme l’IELTS ou le TOEFL qui répondent à des normes académiques établies. Par exemple, en prenant les standards de l’université Bishop’s qui donne ses cours en anglais, il faut un score minimum de 6,5 à l’IELTS, et 237 (computer-based) ou 90 (Internet-based) au TOEFL.

Il faut donc se renseigner au cas par cas par université et par programme. Si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez consulter nos guides sur l’IELTS et le TOEFL.

Bon à savoir : Préparation aux examens TOEFL et IELTS

Vous ne vous sentez pas tout à fait capable de préparer l’examen de votre côté ? Vous avez besoin d’un accompagnement ? Dans ce cas, il existe des stages de préparation aux examens d’anglais qui vous permettent de comprendre les méthodes et le fonctionnement des tests. Des examinateurs ou des professeurs d’anglais vous aideront ainsi à vous préparer au mieux, et obtenir un score maximum.

6 – Préparer et soumettre son dossier d’inscription pour les universités québécoises

Dès lors que vous avez regroupé tous les documents nécessaires, dont ceux présentés plus haut dans les requis, vous pourrez ensuite vous rendre sur le portail d’inscription de l’université choisie. Ce sont sur ces derniers que vous remplissez vos informations personnelles, vous importez vos documents, et vous pouvez ensuite suivre toute votre admission.

A l’envoi de votre candidature, vous devrez régler les « frais d’ouverture et d’analyse du dossier », soit les frais d’inscription.

Les frais d’inscription varient si vous avez déjà étudié dans l’université choisie, ou bien si vous êtes un étudiant étranger. Ils ne sont pas remboursables, et peuvent souvent se payer en ligne par carte bancaire. Ensuite, les frais de scolarité s’ajoutent si vous êtes admis.

A nouveau, faites attention au contingentement, vous avez souvent le droit de postuler qu’à 2 programmes contingentés.

7 – S’informer sur les bourses d’études pour étudier au Québec

Postuler et demander des bourses peut vous aider à financer vos études sur place. Pensez à le faire le plus tôt possible, à la suite de votre candidature. Il est recommandé d’en faire la demande dans les 30 jours qui suivent la date de votre acceptation officielle à l'université. En effet, souvent, les financements sont limités et offerts sur une base continue jusqu'à épuisement des ressources. A nouveau, la clôture des demandes se situe entre début et fin juin.

Les bourses disponibles sont distribuées au niveau de l’université : au mérite, ou suivant les revenus entre autres. Chaque université possède sa propre section concernant les bourses et aides financières, comme à McGill ou à Laval.

Une autre solution est de travailler sur place. Par contre, prenez bien en compte que le système québécois nécessite du travail personnel. Le temps passé à travailler, c’est du temps en moins pour étudier !

Autre possibilité, si vous avez la double-nationalité canadienne, vous pouvez également postuler au « Programme études-travail », qui permet à l’étudiant en difficultés financières d’obtenir un emploi dans son université. Vous devez répondre à certains critères d’admissibilité dans ce cas. Renseignez-vous sur le site dédié de la province Québec. De même, vous pouvez peut-être postuler aux bourses mises en place par la province pour les études à temps plein ou à temps partiel.

8 – Suivre le statut de votre admission au sein des universités québécoises

Une fois tous les documents envoyés, vous n’avez « plus qu’à » patienter ! Plus facile à dire qu’à faire, il faut compter en moyenne entre 1 et 3 mois pour recevoir une réponse. Pour ne rien louper de l’avancée de votre candidature, n’hésitez pas à consulter régulièrement le portail sur lequel vous avez postulé, et/ou votre boite mail.

Voici les formulations officielles possibles :

• Offre d'admission définitive: si votre candidature est jugée admissible et que vous répondez positivement aux exigences requises, tout en ayant soumis toutes les pièces officielles.

• Offre d'admission conditionnelle: si votre candidature est admissible, mais il vous manque des documents officiels par exemple.

• Offre d'admission en scolarité préparatoire: si vous êtes admissible, avec une année supplémentaire « en prépa » qui s’ajoute au programme.

• Liste d'attente: si un autre candidat se désiste, vous pouvez éventuellement prendre sa place dans le cas où vous répondez aux critères et vous avez transmis les documents.

• Refus: malheureusement, vous n’avez pas été accepté. Ceci dit, vous pouvez toujours tenter de postuler à d’autres programmes.

9 – Régler les frais d’inscription pour valider votre admission

Si vous avez reçu une réponse positive, il faudra dans un premier temps l’accepter dans les délais impartis, via le portail de l’université où vous avez également soumis votre dossier. 

Ensuite, pour confirmer, il faut passer à la partie financière. Après avoir payé les frais d’inscription, il faut donc maintenant procéder aux frais de scolarité (tuition fee). Ceux-ci sont calculés en crédits, en sachant qu’un semestre équivaut à 30 crédits. En tant que non-Canadien, donc étranger, les frais de scolarité sont élevés, il faut compter en moyenne 20 000 $CAD, soit 13 000€ pour l’université de Bishop’s.

Certaines universités mettent également à disposition des « calculateurs de frais », comme l’université McGill, afin d’obtenir une idée totale des frais à prendre en considération.

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10 – Dernières étapes avant de partir pour le Québec

Les démarches à effectuer :

En plus d'avoir un passeport valide, tous les étudiant étrangers qui viennent au Québec pour un programme de 6 mois ou plus doivent obtenir un :

• Certificat d'acceptation du Québec / Certificate of Acceptance of Quebec (CAQ): une autorisation de vivre et d'étudier au Québec, délivré par l’Immigration du Québec
• Permis d'études / Study Permit: une autorisation de vivre et d'étudier au Canada, délivrée par la Citoyenneté et l’Immigration Canadienne.

Commencez ces démarches seulement si vous êtes sûr d’être accepté.

En plus de cela, lors de votre passage aux frontières, il faudra prévoir les autres documents comme une lettre d'introduction (qui confirme que votre demande de permis d'études a été approuvée par le bureau canadien des visas), une lettre d'acceptation de l'université (souvent disponible sur le portail en ligne) et une preuve de fonds suffisants pour vos études au Canada.

Par contre, si vous êtes inscrit à un programme de moins de 6 mois en étant par exemple en échange, vous n’avez pas besoin d'un CAQ et d'un permis d'études, mais vous aurez besoin d'un visa de résident temporaire (VRT).

Les préparatifs avant le départ

Une fois que vous avez tous les papiers administratifs, il faudra également penser au côté pratique : prendre votre billet d’avion, avoir les vaccins nécessaires à jour, penser à réserver un logement à distance ou en prendre un temporaire, etc.

Pensez également à voir avec votre banque, si votre carte peut être utilisée à l’international.

Il est souvent conseillé, voire demandé de prendre une assurance santé. Vous pouvez vous adresser directement à votre université qui possède généralement un régime international d'assurance maladie, administré par les Services aux étudiants étrangers ou bien faire appel à un service d'assurance spécialisé dans les étudiants à l'étranger.

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11 – Participer à la semaine d’intégration dans les universités québécoises

C’est « the cherry on the cake » pour commencer du bon pied votre année ! Participer à la semaine d’intégration vous permet en effet de connaître l’université avec laquelle vous allez étudier pour 6 mois, 1 an ou plus : le campus, les associations étudiantes présentes, et bien entendu, les étudiants !

Pour être au courant, regardez le calendrier universitaire de votre établissement. Appelé semaine d’intégration, ou semaine d’ouverture, l’évènement peut aussi être interne à votre faculté, voire votre programme. Dans tous les cas, c’est une bonne raison pour vous imprégner de la culture québécoise et d’apprendre à connaître les autres étudiants !